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1、及時收單
為了有效掌握退稅單證的回收情況，防止單證丟失，做好退稅前期的單據準備工作，辦稅人員應及時收回報關單、核銷單、增值稅專用發票抵扣聯 
2、及時核銷
收匯核銷對加快出口及退稅進度具有重要作用，辦稅人員要熟悉進出口貿易的報關及核銷工作。每單一經收匯，辦稅人員應及時配單核銷，并將逾期未核銷的清理工作寓于日常的核銷業務中，防止長期逾期未核銷的產生，提高出口收匯核銷率和交單率。  
3、及時申報查詢
辦稅人員收齊單證后，要及時在電子申報軟件錄入信息，及時上報，防止逾期申報而無法退稅。同時，要及時到稅務局查詢申報的數據是否通過審核，若通過，則應及時打印退稅申請書；若未通過，則及時修訂疑點。
（二）外貿企業申報出口退稅，應提供哪些資料？
1、出口貨物報關單（出口退稅專用聯）； 
2、出口收匯核銷單（出口退稅專用聯）或遠期收匯證明； 
3、增值稅專用發票（抵扣聯）；
4、委托出口的，還需提供《代理出口貨物證明》。